В России с 2015 года учреждено новое обязательство для гостиниц и объектов туристической сферы. Теперь данные всех постояльцев (независимо от гражданства) учреждение отправляет в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение данного обязательства грозит достаточно большим штрафом - до трехсот тысяч рублей. Администрация гостиницы сама может выбирать метод предоставления сведений. Это могут быть как отчеты на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Вместе с тем в состоянии высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий сложно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет оформляться вручную. Помимо того, следует иметь в виду, что сведения должны быть актуальными, то есть для гарантирования своевременной передачи отчетов о постояльцах фирма вынуждена будет задействовать курьера для представления документов в офис миграционной службы. Поэтому, практически все гостиницы приняли решение осуществлять электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было произведено несколько специализированных программных продуктов.
Как правило управленческая структура гостиницы уже работает со специальными программами, предоставляющими возможности автоматизировать операцию оформления и учета жильцов. Удобный интерфейс предоставляет возможность уменьшить время на поселение во много раз. Личный состав гостиницы обучен работе с такими программами и уже адаптировался в реалии it технологий. Вместе с тем проработка нового программного продукта многочисленным персоналом - довольно сложный процесс. Разработчики специализированной программы для передачи сведений о постояльцах контур фмс рекомендуют отличное решение. Оператору не требуется вводить сведения через специальное окно интерфейса программы. Да и дублирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нерациональным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже есть на вооружении администраторов гостиницы. Данный процесс осуществляется в считанные минуты под руководством ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет внушительные серверы, какие хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей Российской Федерации. При этом хозяйственный субъект, отославший отчет фмс имеет непрерывный доступ к данным, которые касаются их постояльцев. Кроме того у гостиниц сегодня имеется возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
